statuten
STATUTENWIJZIGING STICHTING:
Heden, 17 april 2018, verscheen voor mij, mr. Sijbrand Michiel Feikema, notaris te Castricum:
als schriftelijk gemachtigde van het bestuur van de stichting: STICHTING MAGA, gevestigd in de gemeente Velsen, kantoorhoudende te 1951 KW Velsen-Noord, Gildenlaan 399, ingeschreven in het Handelsregister gehouden bij de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 70855757, hierna ook te noemen:
de stichting
, tot het vastleggen van de statutenwijziging bij notariële akte gemachtigd bij na te melden besluit van het bestuur van de stichting.
De verschenen persoon, handelend als gemeld, verklaarde:
De stichting werd opgericht bij notariële akte verleden op acht februari tweeduizend achttien voor mij, notaris (EL).
De statuten van de stichting zijn daarna niet gewijzigd.
Het bestuur van de stichting heeft in de vergadering gehouden op * besloten de statuten te wijzigen; van dit besluit blijkt uit een aan deze akte gehecht exemplaar van de notulen deze vergadering.
als schriftelijk gemachtigde van het bestuur van de stichting: STICHTING MAGA, gevestigd in de gemeente Velsen, kantoorhoudende te 1951 KW Velsen-Noord, Gildenlaan 399, ingeschreven in het Handelsregister gehouden bij de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 70855757, hierna ook te noemen:
de stichting
, tot het vastleggen van de statutenwijziging bij notariële akte gemachtigd bij na te melden besluit van het bestuur van de stichting.
De verschenen persoon, handelend als gemeld, verklaarde:
De stichting werd opgericht bij notariële akte verleden op acht februari tweeduizend achttien voor mij, notaris (EL).
De statuten van de stichting zijn daarna niet gewijzigd.
Het bestuur van de stichting heeft in de vergadering gehouden op * besloten de statuten te wijzigen; van dit besluit blijkt uit een aan deze akte gehecht exemplaar van de notulen deze vergadering.
STATUTENWIJZIGING
De verschenen persoon verklaarde ter uitvoering van het besluit tot statutenwijziging dat de gewijzigde statuten met ingang van vandaag luiden als volgt:
Artikel 1 - Naam en vestigingsplaats
1. De stichting draagt de naam: Stichting MAGA.
2. De stichting is gevestigd in de gemeente Velsen.
2. De stichting is gevestigd in de gemeente Velsen.
Artikel 2 - Doel
1. De stichting heeft ten doel:
a. het ontwikkelen van Afghanistan van binnenuit op allerlei vlakken, zonder directe betrokkenheid van landelijke overheden;
b. het verrijken van het leefklimaat door het mogelijk maken van ontwikkelingsprojecten op het gebied van ondermeer, doch niet uitsluitend, watervoorzieningen, agricultuur, energievoorzieningen, onderwijs, werkverschaffing, cultuur en gezondheid, en het verrichten van al hetgeen met het vorenstaande verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.
2. De stichting dient het algemeen belang.
3. De stichting heeft geen winstoogmerk.
4. De stichting tracht haar doel onder meer te bereiken door:
a. het innen en beheren van bijdragen en andere inkomsten;
b. het daarmee (mede) financieren van, alsmede
c. het (mede) organiseren van de beoogde ontwikkelingsprojecten.
a. het ontwikkelen van Afghanistan van binnenuit op allerlei vlakken, zonder directe betrokkenheid van landelijke overheden;
b. het verrijken van het leefklimaat door het mogelijk maken van ontwikkelingsprojecten op het gebied van ondermeer, doch niet uitsluitend, watervoorzieningen, agricultuur, energievoorzieningen, onderwijs, werkverschaffing, cultuur en gezondheid, en het verrichten van al hetgeen met het vorenstaande verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.
2. De stichting dient het algemeen belang.
3. De stichting heeft geen winstoogmerk.
4. De stichting tracht haar doel onder meer te bereiken door:
a. het innen en beheren van bijdragen en andere inkomsten;
b. het daarmee (mede) financieren van, alsmede
c. het (mede) organiseren van de beoogde ontwikkelingsprojecten.
Artikel 3 - VERMOGEN
1. Het tot verwezenlijking van het doel van de stichting bestemde vermogen wordt gevormd door:
a. giften en donaties;
b. subsidies en sponsorbijdragen;
2. De stichting mag geen uitkeringen doen aan een oprichter of aan een bestuurder.
3. Kosten die bestuurders in de uitoefening van hun functie maken worden door de stichting vergoed.
a. giften en donaties;
b. subsidies en sponsorbijdragen;
2. De stichting mag geen uitkeringen doen aan een oprichter of aan een bestuurder.
3. Kosten die bestuurders in de uitoefening van hun functie maken worden door de stichting vergoed.
Artikel 4 - BESTUUR
1. Het bestuur bestaat uit drie of meer natuurlijke personen.
Het bestuur stelt het aantal bestuurders vast.
Een niet-voltallig bestuur behoudt zijn bevoegdheden.
2. a. De bestuurders worden benoemd door het bestuur.
b. Niet benoembaar tot bestuurder is degene die niet het vrije beheer over zijn vermogen heeft. Evenmin kan een door de rechtbank ontslagen bestuurder van een stichting gedurende vijf jaar na het ontslag bestuurder van de stichting worden.
c. Bij het ontstaan van één (of meer) vacature(s) in het bestuur dienen de overblijvende bestuursleden met algemene stemmen (of dient het enige overblijvende bestuurslid) binnen drie maanden na het ontstaan van de vacature(s) tenzij, met inachtneming van het bepaalde in lid 1 van dit artikel met algemene stemmen wordt besloten het aantal bestuursleden te verlagen.
3. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, dan wel in de plaats van deze functies een voorzitter-secretaris, een voorzitter-penningmeester of een secretaris-penningmeester, aan.
Het bestuur kan, ingeval van belet of ontstentenis van een functionaris als genoemd in de voorgaande zin, een bestuurder aanwijzen die tijdelijk de taak van die functionaris vervult. De aldus aangewezene heeft de titel van waarnemend-voorzitter, respectievelijk -secretaris, -penningmeester dan wel -secretaris-penningmeester. Van deze aanwijzing doet het bestuur onverwijld opgave aan het handelsregister.
4. a. Bestuurders worden benoemd voor een periode van ten hoogste drie jaar.
Bestuurders treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Een volgens rooster aftredende bestuurder is onmiddellijk herbenoembaar.
b. De in een tussentijdse vacature benoemde bestuurder neemt op het rooster de plaats in van degene in wiens vacature hij werd benoemd.
Een periodiek aftredend bestuurslid blijft in functie totdat in zijn bestuurslidmaatschap is voorzien, tenzij door het bestuur is besloten iet in de vacature te voorzien.
5. Een bestuurder verliest zijn functie:
a. door zijn overlijden;
b. door zijn faillissement, door het ten aanzien van hem van toepassing verklaren van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen of doordat hij surséance van betaling aanvraagt;
c. door zijn ondercuratelestelling of de onderbewindstelling van zijn gehele vermogen;
d. door zijn vrijwillig aftreden;
e. door zijn ontslag door de rechtbank;
f. door het verstrijken van de periode waarvoor hij is benoemd;
g. door het blijken aan het bestuur van zijn onherroepelijke strafrechtelijke veroordeling ter zake van een misdrijf onder de Nederlandse wet;
h. door het zich voordoen van een andere grond ten aanzien van het bestuurslid voor weigering of intrekking van de status van algemeen nut beogende instelling door de Belastingdienst;
i. door zijn ontslag gegeven door de gezamenlijke overige bestuurders bij besluit met algemene stemmen genomen.
Het bestuur stelt het aantal bestuurders vast.
Een niet-voltallig bestuur behoudt zijn bevoegdheden.
2. a. De bestuurders worden benoemd door het bestuur.
b. Niet benoembaar tot bestuurder is degene die niet het vrije beheer over zijn vermogen heeft. Evenmin kan een door de rechtbank ontslagen bestuurder van een stichting gedurende vijf jaar na het ontslag bestuurder van de stichting worden.
c. Bij het ontstaan van één (of meer) vacature(s) in het bestuur dienen de overblijvende bestuursleden met algemene stemmen (of dient het enige overblijvende bestuurslid) binnen drie maanden na het ontstaan van de vacature(s) tenzij, met inachtneming van het bepaalde in lid 1 van dit artikel met algemene stemmen wordt besloten het aantal bestuursleden te verlagen.
3. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, dan wel in de plaats van deze functies een voorzitter-secretaris, een voorzitter-penningmeester of een secretaris-penningmeester, aan.
Het bestuur kan, ingeval van belet of ontstentenis van een functionaris als genoemd in de voorgaande zin, een bestuurder aanwijzen die tijdelijk de taak van die functionaris vervult. De aldus aangewezene heeft de titel van waarnemend-voorzitter, respectievelijk -secretaris, -penningmeester dan wel -secretaris-penningmeester. Van deze aanwijzing doet het bestuur onverwijld opgave aan het handelsregister.
4. a. Bestuurders worden benoemd voor een periode van ten hoogste drie jaar.
Bestuurders treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Een volgens rooster aftredende bestuurder is onmiddellijk herbenoembaar.
b. De in een tussentijdse vacature benoemde bestuurder neemt op het rooster de plaats in van degene in wiens vacature hij werd benoemd.
Een periodiek aftredend bestuurslid blijft in functie totdat in zijn bestuurslidmaatschap is voorzien, tenzij door het bestuur is besloten iet in de vacature te voorzien.
5. Een bestuurder verliest zijn functie:
a. door zijn overlijden;
b. door zijn faillissement, door het ten aanzien van hem van toepassing verklaren van de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen of doordat hij surséance van betaling aanvraagt;
c. door zijn ondercuratelestelling of de onderbewindstelling van zijn gehele vermogen;
d. door zijn vrijwillig aftreden;
e. door zijn ontslag door de rechtbank;
f. door het verstrijken van de periode waarvoor hij is benoemd;
g. door het blijken aan het bestuur van zijn onherroepelijke strafrechtelijke veroordeling ter zake van een misdrijf onder de Nederlandse wet;
h. door het zich voordoen van een andere grond ten aanzien van het bestuurslid voor weigering of intrekking van de status van algemeen nut beogende instelling door de Belastingdienst;
i. door zijn ontslag gegeven door de gezamenlijke overige bestuurders bij besluit met algemene stemmen genomen.
Artikel 5 - Bestuur: taken en bevoegdheden
1. Behoudens beperkingen volgens deze statuten is het bestuur belast met het besturen van de stichting.
Elke bestuurder is tegenover de stichting gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak.
2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles betreffende de werkzaamheden van de stichting, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend.
3. Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen en evenmin tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt.
4. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het verrichten van rechtshandelingen terzake waarvan een tegenstrijdig belang bestaat tussen de stichting en een of meer bestuurders. Deze besluiten kan het bestuur slechts nemen met een meerderheid van ten minste tweederde van de uitgebrachte stemmen.
Elke bestuurder is tegenover de stichting gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak.
2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles betreffende de werkzaamheden van de stichting, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend.
3. Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen en evenmin tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt.
4. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het verrichten van rechtshandelingen terzake waarvan een tegenstrijdig belang bestaat tussen de stichting en een of meer bestuurders. Deze besluiten kan het bestuur slechts nemen met een meerderheid van ten minste tweederde van de uitgebrachte stemmen.
Artikel 6 - Bestuur: vertegenwoordiging
1. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting.
2. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt bovendien toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders.
3. De in beide vorige leden van dit artikel opgenomen bevoegdheid van het bestuur en bestuurders tot vertegenwoordiging van de stichting bestaat ook indien tussen de stichting en één of meer bestuurders een tegenstrijdig belang bestaat.
4. Het bestuur kan besluiten tot het verlenen van incidentele dan wel doorlopende volmacht aan één of meer bestuurders en/of aan anderen, zowel gezamenlijk als afzonderlijk, om de stichting binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
5. Het niet voldaan zijn aan het vereiste gesteld in artikel 5 lid 4 tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur of bestuurders niet aan.
2. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt bovendien toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders.
3. De in beide vorige leden van dit artikel opgenomen bevoegdheid van het bestuur en bestuurders tot vertegenwoordiging van de stichting bestaat ook indien tussen de stichting en één of meer bestuurders een tegenstrijdig belang bestaat.
4. Het bestuur kan besluiten tot het verlenen van incidentele dan wel doorlopende volmacht aan één of meer bestuurders en/of aan anderen, zowel gezamenlijk als afzonderlijk, om de stichting binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.
5. Het niet voldaan zijn aan het vereiste gesteld in artikel 5 lid 4 tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur of bestuurders niet aan.
Artikel 7 - Bestuur: bijeenroeping, besluitvorming in en buiten vergadering
1. De voorzitter alsmede ten minste twee van de overige bestuurders gezamenlijk zijn bevoegd een vergadering van het bestuur bijeen te roepen.
2. a. De bijeenroeping van de vergaderingen van het bestuur geschiedt door de in het voorgaande lid bedoelde personen, dan wel namens hen door de secretaris, schriftelijk, met inachtneming van een termijn van ten minste zeven dagen, de dag van bijeenroeping en die van de vergadering niet meegerekend, onder opgave van de dag, het aanvangstijdstip en de plaats van de vergadering alsmede van de te behandelen onderwerpen (agenda).
Op de agenda worden gebracht de onderwerpen die door een of meer bestuurders ten minste veertien dagen voor de dag van de vergadering schriftelijk aan het bestuur zijn opgegeven.
b. De bestuurder die voor dit doel een adres aan de stichting bekend heeft gemaakt kan tot de vergaderingen van het bestuur worden opgeroepen door een langs elektronische weg aan dat adres toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht.
3. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden op de plaats te bepalen door degene die de vergadering bijeenroept, dan wel doet bijeenroepen, behoudens het volgende. Het bestuur kan bij reglement dan wel bijzonder daartoe strekkend besluit bepalen in welke plaats(en) de bestuursvergaderingen kunnen worden gehouden.
4. Indien werd gehandeld in strijd met enige bepaling van de twee vorige leden kan het bestuur niettemin rechtsgeldige besluiten nemen, mits de niet aan de vergadering deelnemende bestuurders vóór het tijdstip van de vergadering schriftelijk hebben verklaard zich niet tegen besluitvorming te verzetten.
Onder een schriftelijke verklaring wordt mede begrepen een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat het bestuur voor dit doel heeft vastgesteld en aan alle bestuurders bekend heeft gemaakt.
5. Een bestuurder kan aan een andere bestuurder schriftelijk volmacht verlenen om zich ter vergadering te doen vertegenwoordigen. Een elektronisch vastgelegde volmacht geldt als een schriftelijke volmacht.
Een bestuurder kan slechts één medebestuurder ter vergadering vertegenwoordigen.
6. Het bestuur kan bepalen dat bestuurders hun vergaderrechten kunnen uitoefenen door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Als het bestuur daartoe besluit gelden de volgende vereisten: - de bestuurder die op deze wijze aan de vergadering deelneemt moet via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd;
- deze bestuurder moet rechtstreeks kunnen kennisnemen van de beraadslagingen ter vergadering en daaraan kunnen deelnemen;
- hij moet het stemrecht kunnen uitoefenen.
Het bestuur kan (verdere) voorwaarden stellen aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Als het bestuur van deze bevoegdheid gebruik heeft gemaakt, worden de gestelde voorwaarden bij de oproeping tot de vergadering bekend gemaakt.
De bestuurder die via een elektronisch communicatiemiddel aan een vergadering deelneemt geldt als in de vergadering aanwezig.
7. In de vergaderingen van het bestuur heeft iedere bestuurder één stem.
Voorzover in deze statuten geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden de besluiten door het bestuur genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is.
Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij een stemming over de benoeming van personen, dan beslist het lot.
Indien bij een stemming over de benoeming van personen kan worden gekozen tussen meer dan twee personen en daarbij door niemand een volstrekte meerderheid is verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen, die het grootste aantal stemmen verkregen, zonodig na tussenstemming over personen die een gelijk aantal stemmen verkregen.
8. Indien voor het nemen van een besluit wordt vereist dat een bepaald aantal bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is en dit aantal niet ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd was, dan kan na die vergadering een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen, te houden niet eerder dan ééne en niet later dan drie weken na de eerste vergadering. In de nieuwe vergadering kan hetzelfde besluit worden genomen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders, met tenminste de voor dat besluit voorgeschreven meerderheid van stemmen. Indien werd gehandeld in strijd met dit voorschrift, kan het bestuur niettemin rechtsgeldig besluiten, mits alle bestuurders in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en mits met de voor het besluit voorgeschreven meerderheid van stemmen.
9. Het bestuur kan ook op andere wijze dan in een vergadering besluiten nemen, mits alle bestuurders schriftelijk hun stem uitbrengen.
Een besluit is dan genomen als de vereiste meerderheid van de bestuurders zich vóór het voorstel heeft verklaard.
Onder een schriftelijke verklaring wordt mede begrepen een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat het bestuur voor dit doel heeft vastgesteld en aan alle bestuurders bekend heeft gemaakt.
Van elk buiten vergadering genomen besluit wordt mededeling gedaan in de eerstvolgende vergadering, welke mededeling in de notulen van die vergadering wordt vermeld. De uitgebrachte schriftelijke stemmen worden bij deze notulen gevoegd.
2. a. De bijeenroeping van de vergaderingen van het bestuur geschiedt door de in het voorgaande lid bedoelde personen, dan wel namens hen door de secretaris, schriftelijk, met inachtneming van een termijn van ten minste zeven dagen, de dag van bijeenroeping en die van de vergadering niet meegerekend, onder opgave van de dag, het aanvangstijdstip en de plaats van de vergadering alsmede van de te behandelen onderwerpen (agenda).
Op de agenda worden gebracht de onderwerpen die door een of meer bestuurders ten minste veertien dagen voor de dag van de vergadering schriftelijk aan het bestuur zijn opgegeven.
b. De bestuurder die voor dit doel een adres aan de stichting bekend heeft gemaakt kan tot de vergaderingen van het bestuur worden opgeroepen door een langs elektronische weg aan dat adres toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht.
3. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden op de plaats te bepalen door degene die de vergadering bijeenroept, dan wel doet bijeenroepen, behoudens het volgende. Het bestuur kan bij reglement dan wel bijzonder daartoe strekkend besluit bepalen in welke plaats(en) de bestuursvergaderingen kunnen worden gehouden.
4. Indien werd gehandeld in strijd met enige bepaling van de twee vorige leden kan het bestuur niettemin rechtsgeldige besluiten nemen, mits de niet aan de vergadering deelnemende bestuurders vóór het tijdstip van de vergadering schriftelijk hebben verklaard zich niet tegen besluitvorming te verzetten.
Onder een schriftelijke verklaring wordt mede begrepen een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat het bestuur voor dit doel heeft vastgesteld en aan alle bestuurders bekend heeft gemaakt.
5. Een bestuurder kan aan een andere bestuurder schriftelijk volmacht verlenen om zich ter vergadering te doen vertegenwoordigen. Een elektronisch vastgelegde volmacht geldt als een schriftelijke volmacht.
Een bestuurder kan slechts één medebestuurder ter vergadering vertegenwoordigen.
6. Het bestuur kan bepalen dat bestuurders hun vergaderrechten kunnen uitoefenen door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Als het bestuur daartoe besluit gelden de volgende vereisten: - de bestuurder die op deze wijze aan de vergadering deelneemt moet via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd;
- deze bestuurder moet rechtstreeks kunnen kennisnemen van de beraadslagingen ter vergadering en daaraan kunnen deelnemen;
- hij moet het stemrecht kunnen uitoefenen.
Het bestuur kan (verdere) voorwaarden stellen aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Als het bestuur van deze bevoegdheid gebruik heeft gemaakt, worden de gestelde voorwaarden bij de oproeping tot de vergadering bekend gemaakt.
De bestuurder die via een elektronisch communicatiemiddel aan een vergadering deelneemt geldt als in de vergadering aanwezig.
7. In de vergaderingen van het bestuur heeft iedere bestuurder één stem.
Voorzover in deze statuten geen grotere meerderheid is voorgeschreven, worden de besluiten door het bestuur genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is.
Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij een stemming over de benoeming van personen, dan beslist het lot.
Indien bij een stemming over de benoeming van personen kan worden gekozen tussen meer dan twee personen en daarbij door niemand een volstrekte meerderheid is verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen, die het grootste aantal stemmen verkregen, zonodig na tussenstemming over personen die een gelijk aantal stemmen verkregen.
8. Indien voor het nemen van een besluit wordt vereist dat een bepaald aantal bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is en dit aantal niet ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd was, dan kan na die vergadering een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen, te houden niet eerder dan ééne en niet later dan drie weken na de eerste vergadering. In de nieuwe vergadering kan hetzelfde besluit worden genomen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders, met tenminste de voor dat besluit voorgeschreven meerderheid van stemmen. Indien werd gehandeld in strijd met dit voorschrift, kan het bestuur niettemin rechtsgeldig besluiten, mits alle bestuurders in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en mits met de voor het besluit voorgeschreven meerderheid van stemmen.
9. Het bestuur kan ook op andere wijze dan in een vergadering besluiten nemen, mits alle bestuurders schriftelijk hun stem uitbrengen.
Een besluit is dan genomen als de vereiste meerderheid van de bestuurders zich vóór het voorstel heeft verklaard.
Onder een schriftelijke verklaring wordt mede begrepen een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres dat het bestuur voor dit doel heeft vastgesteld en aan alle bestuurders bekend heeft gemaakt.
Van elk buiten vergadering genomen besluit wordt mededeling gedaan in de eerstvolgende vergadering, welke mededeling in de notulen van die vergadering wordt vermeld. De uitgebrachte schriftelijke stemmen worden bij deze notulen gevoegd.
Artikel 8 - Leiding van de vergaderingen, notulen
1. De voorzitter, casu quo diens waarnemer, leidt de vergaderingen van het bestuur; bij zijn afwezigheid voorziet de vergadering zelf in haar leiding.
2. De voorzitter van de vergadering bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de vergaderingen worden gehouden.
Als echter een of meer bestuurders dit vóór de stemming verlangen, zullen stemmingen over de benoeming van personen schriftelijk geschieden en stemmingen over zaken hoofdelijk.
3. Het door de voorzitter in de vergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is beslissend.
Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een bestuurder dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
4. Van het verhandelde in de vergaderingen van het bestuur worden notulen gehouden door de secretaris of door de daartoe door de voorzitter van de vergadering aangewezen persoon, tenzij in opdracht van het bestuur daarvan een notarieel proces-verbaal wordt opgemaakt. De notulen worden -nadat zij zijn vastgesteld- door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
2. De voorzitter van de vergadering bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de vergaderingen worden gehouden.
Als echter een of meer bestuurders dit vóór de stemming verlangen, zullen stemmingen over de benoeming van personen schriftelijk geschieden en stemmingen over zaken hoofdelijk.
3. Het door de voorzitter in de vergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is beslissend.
Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.
Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een bestuurder dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
4. Van het verhandelde in de vergaderingen van het bestuur worden notulen gehouden door de secretaris of door de daartoe door de voorzitter van de vergadering aangewezen persoon, tenzij in opdracht van het bestuur daarvan een notarieel proces-verbaal wordt opgemaakt. De notulen worden -nadat zij zijn vastgesteld- door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Artikel 9 - Boekjaar; verslaggeving
1. Het boekjaar van de stichting is het kalenderjaar.
2. Het bestuur sluit per de laatste dag van het boekjaar de boeken van de stichting af en maakt daaruit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een balans en een staat van baten en lasten op over het verstreken boekjaar.
De penningmeester zendt deze stukken vóór het einde van de in de voorgaande zin bedoelde termijn aan alle bestuurders.
Deze stukken worden door het bestuur in een vergadering, te houden binnen zeven maanden na afloop van het boekjaar, vastgesteld en ten blijke daarvan door alle bestuurders ondertekend.
3. Het bestuur kan, alvorens tot de vaststelling van de balans en de staat van baten en lasten over te gaan, deze stukken doen onderzoeken door een door hem aan te wijzen accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 Burgerlijk Wetboek.
Deze deskundige brengt omtrent zijn onderzoek verslag uit aan het bestuur en legt daaromtrent een verklaring af.
4. In een vergadering te houden vóór de afloop van het boekjaar stelt het bestuur een begroting van de baten en lasten van het volgende boekjaar vast. De begroting wordt opgemaakt door de penningmeester en aan alle bestuurders toegezonden uiterlijk in de voorlaatste maand van het boekjaar voorafgaand aan het boekjaar waarop de begroting betrekking heeft.
5. Het bestuur stelt een beleidsplan vast en actualiseert dit beleidsplan periodiek. Het beleidsplan geeft inzicht in de door de stichting te verrichten werkzaamheden, de wijze van werving van gelden, het beheer van het vermogen van de stichting en de besteding daarvan.
6. Het bestuur kan besluiten dat de secretaris een verslag zal opmaken over de gang van zaken in de stichting en over het door het bestuur gevoerde beleid in het verstreken boekjaar.
Als het bestuur dit besluit heeft genomen is het bepaalde in lid 2 van dit artikel van overeenkomstige toepassing.
2. Het bestuur sluit per de laatste dag van het boekjaar de boeken van de stichting af en maakt daaruit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een balans en een staat van baten en lasten op over het verstreken boekjaar.
De penningmeester zendt deze stukken vóór het einde van de in de voorgaande zin bedoelde termijn aan alle bestuurders.
Deze stukken worden door het bestuur in een vergadering, te houden binnen zeven maanden na afloop van het boekjaar, vastgesteld en ten blijke daarvan door alle bestuurders ondertekend.
3. Het bestuur kan, alvorens tot de vaststelling van de balans en de staat van baten en lasten over te gaan, deze stukken doen onderzoeken door een door hem aan te wijzen accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 Burgerlijk Wetboek.
Deze deskundige brengt omtrent zijn onderzoek verslag uit aan het bestuur en legt daaromtrent een verklaring af.
4. In een vergadering te houden vóór de afloop van het boekjaar stelt het bestuur een begroting van de baten en lasten van het volgende boekjaar vast. De begroting wordt opgemaakt door de penningmeester en aan alle bestuurders toegezonden uiterlijk in de voorlaatste maand van het boekjaar voorafgaand aan het boekjaar waarop de begroting betrekking heeft.
5. Het bestuur stelt een beleidsplan vast en actualiseert dit beleidsplan periodiek. Het beleidsplan geeft inzicht in de door de stichting te verrichten werkzaamheden, de wijze van werving van gelden, het beheer van het vermogen van de stichting en de besteding daarvan.
6. Het bestuur kan besluiten dat de secretaris een verslag zal opmaken over de gang van zaken in de stichting en over het door het bestuur gevoerde beleid in het verstreken boekjaar.
Als het bestuur dit besluit heeft genomen is het bepaalde in lid 2 van dit artikel van overeenkomstige toepassing.
Artikel 10 - Reglementen
1. Het bestuur kan een of meer reglementen vaststellen waarin wordt opgenomen al hetgeen naar zijn oordeel regeling of nadere regeling behoeft. Een reglement wordt schriftelijk vastgelegd met vermelding van de dag waarop het van kracht wordt, welke datum niet kan zijn gelegen vóór die waarop het besluit werd genomen.
Het bestuur kan elk reglement wijzigen en ook intrekken.
Op de vaststelling, wijzigng of intrekking van een reglement is het bepaalde in artikel 13 leden 2, 3 en 4 van overeenkomstige toepassing.
2. In een reglement kan worden bepaald dat ervan kan worden afgeweken bij bestuursbesluit mits dat besluit wordt genomen met een meerderheid van ten minste tweederde van de uitgebrachte stemmen van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
3. Bepalingen opgenomen in een reglement die strijdig zijn met de wet of met deze statuten, zijn onverbindend.
2. In een reglement kan worden bepaald dat ervan kan worden afgeweken bij bestuursbesluit mits dat besluit wordt genomen met een meerderheid van ten minste tweederde van de uitgebrachte stemmen van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
3. Bepalingen opgenomen in een reglement die strijdig zijn met de wet of met deze statuten, zijn onverbindend.
Artikel 11 - Commissies
Het bestuur is bevoegd een of meer commissies in te stellen. De wijze van benoeming, schorsing en ontslag van de leden van een commissie, alsmede de taak en bevoegdheden van een commissie, worden door het bestuur vastgesteld bij reglement.
Artikel 12 - COMMISSIES
Het bestuur kan een raad van advies instellen, die alsdan in ieder geval tot taak zal hebben het bestuur gevraagd en ongevraagd te adviseren. De wijze van benoeming, schorsing en ontslag van de leden van de raad van advies, alsmede de taak en bevoegdheden van de raad van advies, worden door het bestuur vastgesteld in een regelement.
Artikel 13 - Statutenwijziging
1. Het bestuur is bevoegd de statuten te wijzigen.
2. Het besluit tot statutenwijziging kan slechts worden genomen met een meerderheid van ten minste tweederde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is.
3. Bij de oproeping tot de vergadering, waarin een voorstel tot statutenwijziging zal worden gedaan, dient dit steeds te worden vermeld. De termijn van de oproeping bedraagt in dit geval ten minste twee weken. Tevens dient bij de oproeping een afschrift van het voorstel, bevattende de woordelijke tekst van de voorgestelde wijziging, te worden gevoegd.
4. Indien werd gehandeld in strijd met enig vereiste gesteld in het vorige lid, kan het bestuur niettemin rechtsgeldig tot statutenwijziging besluiten, mits alle bestuurders in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en mits met de in lid 2 van dit artikel voorgeschreven meerderheid van stemmen.
5. Een statutenwijziging treedt in werking op het door het bestuur bepaalde tijdstip, maar niet eerder dan nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt.
Bestuurders die bevoegd zijn tot vertegenwoordiging van de stichting zijn tevens bevoegd deze akte te doen verlijden.
Het bestuur kan een of meer bestuurders en/of anderen, zowel gezamenlijk als afzonderlijk, machtigen de akte van statutenwijziging te doen verlijden.
Een verleende machtiging sluit, tenzij daarin anders is vermeld, de bevoegdheid in tot het verlenen van opdracht aan de notaris.
6. De bestuurders zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging en een volledige doorlopende tekst van de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het handelsregister.
2. Het besluit tot statutenwijziging kan slechts worden genomen met een meerderheid van ten minste tweederde van de uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is.
3. Bij de oproeping tot de vergadering, waarin een voorstel tot statutenwijziging zal worden gedaan, dient dit steeds te worden vermeld. De termijn van de oproeping bedraagt in dit geval ten minste twee weken. Tevens dient bij de oproeping een afschrift van het voorstel, bevattende de woordelijke tekst van de voorgestelde wijziging, te worden gevoegd.
4. Indien werd gehandeld in strijd met enig vereiste gesteld in het vorige lid, kan het bestuur niettemin rechtsgeldig tot statutenwijziging besluiten, mits alle bestuurders in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en mits met de in lid 2 van dit artikel voorgeschreven meerderheid van stemmen.
5. Een statutenwijziging treedt in werking op het door het bestuur bepaalde tijdstip, maar niet eerder dan nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt.
Bestuurders die bevoegd zijn tot vertegenwoordiging van de stichting zijn tevens bevoegd deze akte te doen verlijden.
Het bestuur kan een of meer bestuurders en/of anderen, zowel gezamenlijk als afzonderlijk, machtigen de akte van statutenwijziging te doen verlijden.
Een verleende machtiging sluit, tenzij daarin anders is vermeld, de bevoegdheid in tot het verlenen van opdracht aan de notaris.
6. De bestuurders zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging en een volledige doorlopende tekst van de gewijzigde statuten neer te leggen ten kantore van het handelsregister.
Artikel 14
- Fusie; splitsing; omzetting
Op een besluit van het bestuur tot fusie of splitsing in de zin van Titel 7 van Boek 2 Burgerlijk Wetboek en op een besluit van het bestuur tot omzetting van de stichting in een andere rechtsvorm overeenkomstig artikel 2:18 Burgerlijk Wetboek, is het bepaalde in de leden 2, 3 en 4 van het vorige artikel zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing, onverminderd de eisen van de wet.
Artikel 15
- Ontbinding en vereffening
1. Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden.
Op het besluit tot ontbinding is het bepaalde in artikel 13, leden 2, 3 en 4 van overeenkomstige toepassing.
2. Het bestuur kan bij zijn besluit tot ontbinding de bestemming vaststellen van een eventueel batig saldo. Een overschot na vereffening wordt besteed ten behoeve van een algemeen nut beogende instelling met een soortgelijke doelstelling of ten behoeve van een buitenlandse instelling, die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend het algemeen nut beoogt en die een soortgelijke doelstelling heeft.
Indien en voorzover het bestuur bij het besluit tot ontbinding de bestemming van het saldo niet heeft vastgesteld, berust de bevoegdheid hiertoe bij de na te melden vereffenaars, die het bepaalde in de vorige zin hierbij in acht nemen.
3. De vereffening geschiedt door de bestuurders, tenzij bij het besluit tot ontbinding een of meer van hen tot vereffenaar zijn benoemd en/of een of meer andere vereffenaars zijn benoemd.
Indien de bestuurders de vereffenaars zijn, kunnen zij, bij besluit genomen met een meerderheid van ten minste tweederde van hun aantal, steeds een of meer van hen met de verdere vereffening belasten dan wel in hun plaats en/of naast hen een of meer anderen.
4. De vereffenaars dragen er zorg voor dat van de ontbinding inschrijving geschiedt in het handelsregister.
5. Blijkt aan de vereffenaars dat de schulden van de stichting de baten vermoedelijk zullen overtreffen dan doen zij aangifte tot faillietverklaring, tenzij alle bekende schuldeisers schriftelijk instemmen met voortzetting van de vereffening buiten faillissement.
6. Na de ontbinding blijft de stichting voortbestaan voorzover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is.
Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de stichting uitgaan, moeten aan haar naam worden toegevoegd de woorden "in liquidatie".
7. De stichting houdt op te bestaan op het tijdstip waarop geen aan haar dan wel aan de vereffenaars bekende baten meer aanwezig zijn. De vereffenaars doen van het ophouden te bestaan van de stichting opgave aan het handelsregister.
8. Na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden en andere gegevensdragers van de ontbonden stichting gedurende de door de wet bepaalde termijn onder berusting van de bij het besluit tot ontbinding, dan wel, bij gebreke daarvan, door de vereffenaars aangewezen persoon. Deze persoon is gehouden zijn aanwijzing ter inschrijving op te geven aan het handelsregister.
Op het besluit tot ontbinding is het bepaalde in artikel 13, leden 2, 3 en 4 van overeenkomstige toepassing.
2. Het bestuur kan bij zijn besluit tot ontbinding de bestemming vaststellen van een eventueel batig saldo. Een overschot na vereffening wordt besteed ten behoeve van een algemeen nut beogende instelling met een soortgelijke doelstelling of ten behoeve van een buitenlandse instelling, die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend het algemeen nut beoogt en die een soortgelijke doelstelling heeft.
Indien en voorzover het bestuur bij het besluit tot ontbinding de bestemming van het saldo niet heeft vastgesteld, berust de bevoegdheid hiertoe bij de na te melden vereffenaars, die het bepaalde in de vorige zin hierbij in acht nemen.
3. De vereffening geschiedt door de bestuurders, tenzij bij het besluit tot ontbinding een of meer van hen tot vereffenaar zijn benoemd en/of een of meer andere vereffenaars zijn benoemd.
Indien de bestuurders de vereffenaars zijn, kunnen zij, bij besluit genomen met een meerderheid van ten minste tweederde van hun aantal, steeds een of meer van hen met de verdere vereffening belasten dan wel in hun plaats en/of naast hen een of meer anderen.
4. De vereffenaars dragen er zorg voor dat van de ontbinding inschrijving geschiedt in het handelsregister.
5. Blijkt aan de vereffenaars dat de schulden van de stichting de baten vermoedelijk zullen overtreffen dan doen zij aangifte tot faillietverklaring, tenzij alle bekende schuldeisers schriftelijk instemmen met voortzetting van de vereffening buiten faillissement.
6. Na de ontbinding blijft de stichting voortbestaan voorzover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is.
Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de stichting uitgaan, moeten aan haar naam worden toegevoegd de woorden "in liquidatie".
7. De stichting houdt op te bestaan op het tijdstip waarop geen aan haar dan wel aan de vereffenaars bekende baten meer aanwezig zijn. De vereffenaars doen van het ophouden te bestaan van de stichting opgave aan het handelsregister.
8. Na afloop van de vereffening blijven de boeken en bescheiden en andere gegevensdragers van de ontbonden stichting gedurende de door de wet bepaalde termijn onder berusting van de bij het besluit tot ontbinding, dan wel, bij gebreke daarvan, door de vereffenaars aangewezen persoon. Deze persoon is gehouden zijn aanwijzing ter inschrijving op te geven aan het handelsregister.
Artikel 16
- Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin door de statuten of de wet niet is voorzien, beslist het bestuur.
Artikel 17 - Overgangsbepaling
In afwijking van het bepaalde in artikel 4, lid 1, bestaat het bestuur tot een door het bestuur te bepalen tijdstip uit twee bestuurders die alle bestuursfuncties uitoefenen.
Deze bestuurders zijn gehouden onverwijld te voorzien in de samenstelling van het bestuur overeenkomstig artikel 4, lid 1.
Deze bestuurders zijn gehouden onverwijld te voorzien in de samenstelling van het bestuur overeenkomstig artikel 4, lid 1.
SLOT
De verschenen persoon is mij, notaris, bekend.
WAARVAN AKTE is verleden te Castricum op de datum, in het hoofd van deze akte vermeld.
Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte aan de verschenen persoon en het geven van een toelichting heeft deze verklaard tijdig voor het passeren van deze akte van de inhoud te hebben kennisgenomen en op volledige voorlezing daarvan geen prijs te stellen.
Vervolgens is deze akte onmiddellijk na beperkte voorlezing door de verschenen persoon en mij, notaris, ondertekend.
WAARVAN AKTE is verleden te Castricum op de datum, in het hoofd van deze akte vermeld.
Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte aan de verschenen persoon en het geven van een toelichting heeft deze verklaard tijdig voor het passeren van deze akte van de inhoud te hebben kennisgenomen en op volledige voorlezing daarvan geen prijs te stellen.
Vervolgens is deze akte onmiddellijk na beperkte voorlezing door de verschenen persoon en mij, notaris, ondertekend.
Huishoudelijk reglement:
Algemene bepalingen
Artikel 1
1. In dit reglement wordt verstaan onder: De stichting: de Stichting MAGA, gevestigd te Velsen-Noord, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Haarlem onder nummer 70855757 ;
2. De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 8 februari 2018 bij notaris mr. Sijbrand Michiel Feikema, notaris te Castricum;
3. Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
4. Inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensteen en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
5. Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
Beleid
Artikel 2
1. Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd. Het beleidsplan bevat een jaarplan en een jaarbegroting. Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document “Vrijwilligersbeleid”.
Het bestuur en de bestuursbesluiten
Artikel 3
1. Het bestuur:
a) Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
b) Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
c) Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
d) Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 100 euro;
e) Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
f) Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezingvolgorde;
g) Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
h) Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
i) Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
j) Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
2. De voorzitter
a) Heeft algemene leiding van de stichting;
b) Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
c) Overlegt met officiële instanties;
d) Geeft leiding aan het bestuur;
e) Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
f) Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
g) Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
h) Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
i) Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
j) Coördineert en stuurt activiteiten;
k) Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
3. De secretaris
a) Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
b) De datum en plaats van de vergadering;
c) De aanwezige en afwezige bestuursleden;
d) De verleende volmachten;
e) De genomen besluiten.
f) Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website;
g) Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
h) Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
i) Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
j) Archiveert alle relevante documenten;
k) Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is.
4. De penningmeester
a) Voert de financiële administratie;
b) Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
c) Stelt financiële overzichten op;
d) Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
e) Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650.
f) Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
g) Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
h) Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
i) Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro;
j) Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
k) Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
l) Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
Besluiten
Artikel 3
1. Het bestuur:
a) Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
b) Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
c) Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
d) Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
e) Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
Geldigheid Vergaderingen
Artikel 4
1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
2. Het bestuur is verantwoordelijk en beslist.
Frequentie Vergaderingen
Artikel 5
1. Het bestuur vergadert ten minste 2 maal per jaar, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
2. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
3. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
4. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
Agenda vergaderingen
Artikel 6
1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen;
2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website.
3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
4. Vergaderingen worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Notulen vergaderingen
Artikel 7
1. Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
2. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
3. Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd.
Inbreng tijdens de vergadering
Artikel 8
1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht;
2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
3. Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is;
4. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing;
5. Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
Communicatie
Artikel 9
1. Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
a) Donateurs;
b) Gesubsidieerde goede doelen;
c) Goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen;
d) De media.
2. Gelet op het internationale karakter van de stichting zal de communicatie in het Nederlandse en Afghaanse taalgebied onder verantwoordelijkheid van de voorzitter vallen. Alle communicatie van de stichting wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.
Donaties en declaraties
Artikel 10
1. Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de notaris van de stichting. Deze is hiertoe bij akte gemachtigd;
2. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
3. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
4. Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort;
5. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit . Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
6. In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;
7. Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren;
8. Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd, te downloaden vanaf de bestuurssectie van de website;
9. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
Royement
Artikel 11
1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
2. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
Artikel 12
1. De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.
Slotbepalingen
Artikel 13
1. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
2. Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.